Der Jahreswechsel bringt für viele Unternehmen nicht nur neue Projekte, sondern oft auch alte Herausforderungen: aufgestaute Urlaubstage. Immer wieder häufen Arbeitnehmer Urlaubstage an und möchten diese ins neue Jahr mitnehmen. Für Arbeitgeber stellt dies eine Herausforderung dar, weil die Arbeitnehmer im neuen Jahr dann neben den regulären Urlaubstagen noch für die Resturlaubstage fehlen. Das belastet die Personaldecke und führt nicht selten zu Konflikten. Für den Arbeitgeber stellt sich also die Frage, ob er das „Hamstern“ von Urlaubstagen verhindern kann.
Nach § 7 Abs. 3 des Bundesurlaubsgesetzes ist die Antwort eigentlich klar: Der Urlaub muss bis zum Kalenderjahresende genommen werden, sonst verfällt er. Nur ausnahmsweise kann er aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen ins Folgejahr übertragen werden.
Die Europäischen und Deutschen Gerichte haben diese klaren Regeln in den vergangenen Jahren jedoch ganz erheblich zugunsten der Arbeitnehmer verschoben. Zentrale Bedeutung hat die sogenannte Hinweispflicht des Arbeitgebers. Ohne einen rechtzeitigen und individuellen Hinweis, bleibt er als Resturlaub stehen und häuft sich unbegrenzt an. Ein bloß allgemeiner Hinweis, beispielsweise durch eine Rund-E-Mail oder einen Aushang, reicht nicht. Der Hinweis muss den individuellen Urlaubsanspruch des jeweiligen Arbeitnehmers benennen, auf den drohenden Verfall hinweisen und so rechtzeitig erfolgen, dass er die Möglichkeit hat, den Urlaub tatsächlich noch zu nehmen.
Für die Praxis bedeutet das, dass der Arbeitgeber jedem einzelnen Arbeitnehmer gegenüber aktiv werden muss.
Besonderheiten gelten bei Langzeiterkrankung des Arbeitnehmers. Für die Hinweispflicht des Arbeitgebers kommt es entscheidend darauf an, wann die Erkrankung im Kalenderjahr eintritt. War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Urlaubsanspruch 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres – unabhängig davon, ob der Arbeitgeber vorher darauf hingewiesen hat. Das gilt auch dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit schon so früh im Kalenderjahr eingetreten ist, dass der Arbeitgeber kaum eine Möglichkeit hatte, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen. Um Risiken zu vermeiden, sollte der Arbeitgeber daher standardmäßig gleich in den ersten Wochen des Jahres den Hinweis erteilen.
Generell gilt die Regel: Wer nicht frühzeitig belehrt, verliert. Nur Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten frühzeitig und individuell informieren, verhindern das jahrelange Hamstern von Urlaubstagen und behalten so ihre Personalplanung im Griff.
Näheres hierzu finden Sie in unserem soeben erschienenen Beitrag in der Rubrik NJW-Aktuell 1/2026, S. 19. Hier geht’s zum Artikel.
Kathrin Strittmatter Prof. Dr. Ulrich Tödtmann
Rechtsanwältin Rechtsanwalt und Partner